為了更好地提升服務(wù)管理水平，不斷提高人事檔案管理質(zhì)量，滿足日益增加的依法依規(guī)的檔案利用需求，2021年末，人力中心對(duì)檔案管理進(jìn)行了調(diào)整與整合，成立了檔案管理部，統(tǒng)一對(duì)中心服務(wù)對(duì)象的檔案實(shí)施管理，并借助“檔案電子化”有力推進(jìn)人事檔案管理水平，服務(wù)質(zhì)效顯著提升。
集中精力實(shí)現(xiàn)檔案電子化轉(zhuǎn)換
根據(jù)國(guó)家關(guān)于退休人員社會(huì)化管理的相關(guān)要求，人力中心自2020年9月以來(lái)，借助第三方專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的力量，對(duì)所有管理范圍內(nèi)的6萬(wàn)余份退休人員的實(shí)物檔案實(shí)施了電子化轉(zhuǎn)換，檔案部根據(jù)管理要求進(jìn)行了內(nèi)部存管系統(tǒng)的建設(shè)，做到了保存、管理、使用的有機(jī)結(jié)合，為有效做好服務(wù)管理工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
結(jié)合實(shí)際提升調(diào)檔模式科學(xué)性
由于服務(wù)對(duì)象人事檔案管理工作的特殊性，對(duì)檔案調(diào)取的準(zhǔn)確度和速度都有相當(dāng)高的要求，近年來(lái)，辦理房產(chǎn)繼承事務(wù)等因素調(diào)檔的數(shù)量不斷增加，退休人員離世后的財(cái)產(chǎn)公證調(diào)檔需求更是高頻率出現(xiàn)。面對(duì)年均千余份的檔案調(diào)閱查詢工作，傳統(tǒng)的調(diào)閱方式無(wú)論在速度上還是便利性上都無(wú)法適應(yīng)目前的工作要求。人力中心檔案部充分運(yùn)用電子化檔案，及時(shí)對(duì)傳統(tǒng)的調(diào)閱方式進(jìn)行了調(diào)整，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入人事檔案調(diào)閱工作中，構(gòu)建了全新的電子檔案調(diào)閱模式，簡(jiǎn)化了檔案調(diào)取過(guò)程，基本滿足了社會(huì)機(jī)構(gòu)及內(nèi)部工作的調(diào)檔需求。一是構(gòu)建調(diào)閱平臺(tái)。由中心檔案部牽頭，與相關(guān)部門合作，構(gòu)建電子檔案遠(yuǎn)程調(diào)閱平臺(tái)，簡(jiǎn)化調(diào)閱步驟，方便了跨部門調(diào)檔；同時(shí)搭建實(shí)體調(diào)閱平臺(tái)，籌建了專用閱檔室，方便了外來(lái)機(jī)構(gòu)調(diào)檔。二是優(yōu)化檢索。面對(duì)6萬(wàn)多份電子檔案的龐大規(guī)模，中心檔案部通過(guò)反復(fù)溝通試驗(yàn)，克服重重困難，成功地將其中可轉(zhuǎn)換的4萬(wàn)余份電子檔案的多步驟檢索條件轉(zhuǎn)換為單一檢索條件，提高了工作效率，為高效調(diào)檔奠定了基礎(chǔ)。
嚴(yán)格制度確保檔案調(diào)閱嚴(yán)肅性
電子檔案有較高的保密性、安全性要求，也是應(yīng)對(duì)外來(lái)調(diào)檔工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。為此，中心檔案部堅(jiān)持嚴(yán)格管理，通過(guò)籌建“外來(lái)人員專用閱檔室”、添置輔助設(shè)備和技術(shù)支持，保障了電子檔案的安全。
人事檔案管理服務(wù)是人力中心不斷提升服務(wù)管理能級(jí)的重要組成部分。隨著檔案利用領(lǐng)域日益增多,服務(wù)對(duì)象的檔案調(diào)閱頻率激增,要求越來(lái)越高,面對(duì)更新、更高、更專業(yè)的要求,人力中心將繼續(xù)在檔案管理方面深耕，在制度框架內(nèi)，為廣大服務(wù)管理對(duì)象提供更優(yōu)、更好的服務(wù)。
（供稿：王菲）